Jeder der im Internet Dateien versenden möchte, hat das Problem, dass diese oft sehr viel Kilobytes oder Megabytes groß sind. Meist benötigt er dann sehr lange bis sie zum Server des Emailproviders gesendet sind.
Aus diesem Grund hat man das PDF Format erfunden, mit ihm ist es möglich Dokumente aus nahezu allen Dateiendungen in eine kleinere Datenmenge zu verwandeln. So kann der Benutzer die Daten schnell und einfach versenden, zum Download bereitstellen, oder anderweitig versenden.
Leider ist es aber so, dass die gängigen Office-Anwendungen diese PDF Dateien nicht lesen können und somit auch nicht verarbeiten. Hierfür gibt es verschiedene Programme, die der Nutzer dann meistens kostenlos aus dem Internet herunterladen kann.
Ein sehr beliebtes Programm hierfür ist der Foxit Reader Deutsch. Diese Software bietet die Möglichkeit jede PDF Datei ansehen zu können, und bei Bedarf auch zu drucken, Außerdem kann man bei dieser Version auch die Deutsche Menüführung integrieren und ist nicht auf die englische angewiesen.
PDF Dateien haben aber im Vergleich zu anderen Dateien, welche aus Office-Anwendungen erstellt werden auch eine großen Nachteil, sie können vom Empfänger nicht verändert werden. Was dann heißt, dass er das Dokument nur auf dem Monitor ansehen und bei Bedarf drucken kann. Mittlerweile gibt es sicher schon einige Tools, die aus den PDF wieder eine RTF Datei machen usw., diese sind aber entweder sehr teuer, oder sie machen häufig Fehler bei der Konvertierung der Daten.
Die Erfindung des PDF Formats ist sicherlich eine sehr gute Angelegenheit und ist in der heutigen Welt der Datenkommunikation auch sehr beliebt, aber man darf auch nicht die Nachteile vergessen, gerade wenn es darum geht die Dateien weiter zu bearbeiten. Außerdem hat nicht jeder Benutzer ein Tool, welches die PDF Dateien anzeigen kann. Was dann heißt, das er keinen Zugriff auf die Dokumente, Tabellen, Bilder oder dergleichen hat.
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