Drucken im Netzwerk ist in einigen Varianten möglich. Es befindet sich immer mindestens ein Drucker im Netzwerk, auf den alle zugreifen können sollten. Bei einem Heimnetzwerk ist dies auch sehr sinnvoll. Für jeden PC einen Drucker aufzustellen, schafft Platzprobleme und ist außerdem auch ein Kostenpunkt. Denn auch wenn Drucker recht günstig erhältlich sind, kosten die Druckerpatronen einiges. Sie können eintrocknen, wenn sie nicht regelmäßig genutzt werden. Deshalb macht es Sinn, wenn wenig gedruckt wird, alle Aufträge an einen Drucker zu leiten. Auch in Firmen können sich mehrere Arbeitsplätze, die wenige Druckaufträge haben, einen Drucker teilen.
Hierbei gibt es mehrere Optionen, die eingestellt werden können. Der Drucker kann zum Beispiel blockiert werden, wenn er gerade einen Auftrag ausdruckt. So entfällt unnötiges Sortieren und das Dokumentengeheimnis wird weitgehend gewahrt.
Der Drucker kann im Netzwerk über eine eigene IP integriert sein und ist so nur über das Internet im Netzwerk erreichbar. Hat mindestens ein Computer keinen Internetanschluss, muss der Drucker wie ein PC mit im Netzwerk installiert sein. Damit alle Nutzer auf den Drucker zugreifen können, muss eine Freigabe für alle erfolgen.
Aktuelle Drucker verfügen eigentlich immer über einen Printserver, der das Verbrauchsmaterial und den Status anzeigt. So hat jeder Anwender im Blick, ob der Drucker gerade genutzt wird, noch genügend Papier vorhanden ist oder die Patronen gewechselt werden müssen. Gerade Druckerpatronen können über das Internet häufig günstiger bestellt werden. Computerläden vor Ort haben zwar gängige Patronen lagernd, aber sind auch etwas teurer. Deshalb sollte der Printserver regelmäßig angeschaut werden, damit die Druckerpatronen rechtzeitig nachgekauft werden können. In einer Firma, aber auch in einem Privathaushalt, macht es Sinn, eine Person festzulegen, die für die Bestellung verantwortlich ist. Sonst fühlt sich niemand zuständig und es wird nicht frühzeitig genug bestellt.
Dieses Szenario dürfte nämlich hinlänglich bekannt sein. Ein wichtiger Ausdruck kann nicht ausgeführt werden, weil der Drucker sich standhaft weigert. Statt den Druck vorzunehmen, kommt dann immer eine Meldung, welche Farbpatrone leer ist. Für solche Fälle bieten einige Firmen auch ein Druckerpatronen-Abo an.
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